Hoy en día, trabajar en una oficina (sea cual sea tu rubro) implica tener que soportar grandes dosis de estrés: presión en los plazos de entrega, sofocos, reuniones, ruidosas oficinas en espacios abiertos tan de moda hoy en día, compañeros charlatanes, zumbidos de mensajería instantánea, miles de mensajes de correo electrónico, etcétera, etcétera…

Incluso una sola incidencia de las anteriores puede hacer que la vida de un oficinista sea insoportable y que se sienta desgraciado, por no hablar de una combinación de ellas. La depresión y la neurastenia son frecuentes.

Por ello, una auto-gestión y auto-organización adecuada, así como la limitación del número de distracciones, desempeñan un papel muy importante a la hora de mantener un desempeño razonable.

Tener un plan el día anterior

Aunque pueda sonar infantil, muchas personas ignoran esta regla y terminan siendo incapaces de concentrarse en qué tareas son importantes en el día.

Después de la jornada laboral, haz una pausa, pensá por 10-15 minutos sobre lo que le gustaría hacer al día siguiente, hacé una lista de las cosas a las que queres prestar atención y escribilas en una agenda de papel o en tu dispositivo o app preferida.

No dejes que otros te molesten sin motivo

La carga de trabajo de un oficinista puede variar de un día para otro y, aunque a veces puedes permitirte charlar con tus colegas, por otro lado, en ocasiones apenas tienes tiempo para tomarte una taza de café. En tales días los compañeros que te molestan con pequeñeces pueden resultar muy molestos.

Para abordar este tema, haz que tus colegas se pongan de acuerdo en que cada vez que veas una “señal física” en el escritorio de alguien, es un tabú estricto molestar a esa persona a menos que surja algo realmente urgente.

Por ejemplo una buena señal es ponerte tus auriculares preferidos, de esa forma tus compañeros sabrán que no deben molestarte a menos que sea una urgencia.

Silenciar el teléfono

En las oficinas generalmente se considera una práctica particularmente inapropiada llamar a una persona por teléfono, especialmente durante el horario de trabajo. Es más educado escribir un mensaje en WhatsApp y esperar una respuesta.

Si el teléfono admite funciones como contactos en una lista blanca, habilítalo e incluye a los miembros de tu familia, bloquea a todos los demás durante la jornada laboral. Dile a tus amigos y familiares que te llamen a una hora específica en caso de emergencia.

Niños en la oficina

Damos por sentado que un lugar como una oficina no es un lugar para niños, pero muchas veces vemos que esta situación no es ajena en PyMEs donde los oficinistas son a menudo los mismos dueños de la empresa.
Para esta situación, lo mejor siempre es dejar nuestros niños al cuidado de una guarderia especializada, en lo de un familiar o en el caso de que no podamos dejar al niño entonces debemos preveer la contratación de una persona que sustituya a la oficinista mamá que pronto debera cuidar a su bebé.
Bajo ningún termino recomiendo tener niños en la oficina, no es un lugar para ellos, ya que son una fuente de distracción continua que atentan muchisimo contra tu productividad y la de tus colegas, en la vida real esto se traduce en la perdida de rendimiento de la empresa y por ende la perdida de dinero.

No revises la mensajería instantánea y el correo electrónico con demasiada frecuencia

Bastante obvio, sin embargo, muchas personas siguen revisando su WhatsApp y su Skype y su correo electrónico cada 5 minutos. Simplemente deja de hacerlo.

Cualquier asunto o imprevisto muy rara vez requiere tu respuesta o atención inmediata, y si se da el caso, te darás cuenta de ello. En cualquier otro caso, establece una regla para revisar el correo electrónico una vez cada 3 horas y la mensajería instantánea de tu equipo igual.

Evita las reuniones a las que no es obligatorio ir

Una cantidad excesiva de reuniones puede perjudicar la productividad, sin embargo, muchos se sienten obligados a asistir a cualquier evento al que sean invitados.

No es necesario que lo hagas, muchas reuniones son totalmente voluntarias o requieren que al menos un miembro del equipo de cada departamento esté presente. Haz una rotación de las personas que asistirán a estas reuniones y no te apuntes a una reunión que creas que puedes evitar sin tener que pagar luego las consecuencias, lógicamente.

Usa tus descansos al 100%

Muchos tienden a ajustar su hora de la comida a intervalos de 15 minutos y vuelven al trabajo. Esto es contraproducente, ya que simplemente no descansas lo suficiente.

En vez, desarrolla el hábito de usar tu hora de pausa de comida al 100%, vete a algún lugar lejos, fuera de tu edificio de oficinas para almorzar, disfruta caminando hacia y desde este lugar, recobra tu concentración y atención.

Llega temprano al trabajo

Trata de seguir el siguiente patrón: 4 horas de trabajo antes de la comida y 4 después. Asegúrate de seguir los consejos anteriores entre estos intervalos de trabajo. De esta manera, podrás mantener una buena productividad y un buen estado de ánimo.

La flexibilidad está muy bien en ocasiones, pero es difícil seguir esta regla si empiezas a trabajar a las 11 de la mañana, especialmente si sueles almorzar a las 2 de la tarde. Pero cuando llegas a trabajar a las 9 de la mañana es totalmente factible. Además, podrás irte antes a casa y permitirte un poco de tiempo libre.

Y hablando de productividad …

Aparte de estos consejos, hay ciertas cosas que una persona (por mas buen oficinasta que sea) no va a poder hacer en poco tiempo y que le tomará semanas hacerlo, ya sea porque utilizas papel o un simple excel para llevar tu empresa. Para ello existen software de administración de empresas como E-Negocio que te facilitan, automatizan y hacen más eficiente tu jornada laboral.
Si sos una persona que quiere ser productiva y aprovechar mejor su tiempo entonces contactanos y juntos podemos analizar como hacer que tu empresa sea más eficiente y al mismo tiempo que a vos te quede mas tiempo para dedicar a lo personal y a tu familia.