Por qué deberías estandarizar el funcionamiento de tu negocio

¿Qué significa estandarizar?

La estandarización es el proceso de ajustar o adaptar características en un producto, servicio o procedimiento; para que sea comúnmente conocido por todos los que trabajan en ellos y siga reglas frente a cualquier situación.
Funciona como una guía, que determina las prácticas y el camino que debe seguirse para lograr los resultados esperados.
Más adelante vamos a profundizar un poco más…

¿Qué objetivos persigue la estandarización y por qué es tan importante en una empresa?

El principal objetivo de la estandarización de procesos es mejorar y optimizar la ejecución de actividades. Porque elimina tareas innecesarias, corrige errores y encuentra soluciones en cada etapa.
Básicamente significa que los colaboradores tienen un proceso establecido y aprobado para usar del cual guiarse en casi todo momento.
Estas prácticas, con el debido tiempo, desembocan en los siguientes beneficios:

1 – Elimina conjeturas, malos entendidos y pérdidas de tiempo innecesarias

Un proceso estándar eliminará la necesidad de conjeturas o búsquedas adicionales, los colaboradores podrán trabajar con rapidez mientras mantienen un nivel de alta calidad.

2 – Garantiza la calidad del servicio, producto o proceso

Cada proceso dentro de la empresa tendrá un procedimiento operativo estándar, lo que garantiza que ante eventualidades, preguntas de clientes, clientes enojados, capacitación de nuevos empleados, etc. habrá una respuesta y una explicación de cada proceso.
Cada operación y proceso se realiza de una manera predefinida y optimizada para entregar un servicio o producto de calidad e igual para cada cliente que lo adquiera, evitando marcar diferencias y enojar a ciertos clientes.

3 – Reduce costos

La estandarización de procesos, ya sea algo tan simple como crear acuerdos de nivel de servicio o la entrega final de un producto, da como resultado costos de producción más bajos y minimiza significativamente las prácticas de prueba y error. Al estandarizar, las tareas se harán en menor tiempo y los empleados podrán usar el tiempo restante para idear nuevas propuestas o dedicarse a otros procesos.

4 – Aumenta la productividad

Los integrantes de la organización no necesitarán preguntar la documentación o a alguien más para obtener respuestas, puede reducir la cantidad de tiempo necesario para completar tareas largas y monótonas.

5 – Aumenta la satisfacción de clientes y colaboradores de la empresa

Elimina frustraciones, malos entendidos entre compañeros y con clientes, incertidumbre e ineficiencia. Al estandarizar es más probable que los colaboradores se sientan útiles y se enorgullezcan del trabajo que realizan.
Otro beneficio de la estandarización de procesos es una mayor satisfacción del cliente y un mejor servicio. Estandarizar procesos asegura que los clientes se sientan bien atendidos y mantengan una buena relación con la empresa.

6 – Promueve a una mejora continua

Estandarizando, conseguimos que todos los miembros hablen el mismo “idioma”, sin importar el departamento al que pertenezcan, lo que ayuda a fortalecer sus procesos y descubrir formas continuas de hacerlos más eficientes.

Para finalizar podemos concluir que estandarizar procesos dentro de tu empresa puede llevarte a crecer, quitarte dolores de cabeza y brindarte más tiempo para dedicarte a hacer funcionar otras áreas de tu empresa, mantiene a tus colaboradores trabajando de manera eficiente y ágil, sin frustraciones y sabiendo resolver problemas que se presenten.